A lo largo de tu carrera profesional, tarde o temprano tendrás que exponer ante tus compañeros los resultados de algún proyecto, los beneficios de cierto trabajo o un balance periódico de objetivos. Las presentaciones exitosas dependen tanto de la calidad de la información como de la manera en que es mostrada.
A nadie, o casi a nadie, le gusta hablar en público, sentirse observado y hasta juzgado por un grupo de personas; las miradas incomodan, las reacciones intimidan y los nervios no pueden disimularse. Sin embargo, estas sensaciones deben dejarse de lado durante las presentaciones ejecutivas en el trabajo.
En la actualidad, el futuro de un puesto y hasta de toda una empresa depende de la habilidad de las personas para comunicarse adecuadamente. Las presentaciones efectivas permiten cerrar negocios, contactar nuevos clientes u obtener un ascenso dentro de la compañía.
Realizar una buena exposición, clara, sencilla, educativa y amena no es una tarea sencilla. Según los especialistas, “esto depende, de igual manera, de la calidad de la información y de la manera en que es mostrada”.
La parte complicada no sólo son los minutos frente a los espectadores; todo empieza desde la preparación y continúa una vez que el orador dice ¡Gracias!
A n t e s
El primer paso es conocer a la perfección el tema que tratarás; esto te dará seguridad y estarás listo para responder correctamente en caso de que exista alguna pregunta de los asistentes.
Es hora de sentarte frente a la computadora y realizar las diapositivas que guiarán la presentación. Cada una deberá tener un título para guiar a los espectadores y al presentador. Además asegura coherencia y ayuda a organizar el material.
En todas incluye el logotipo de la empresa y/o el departamento en cuestión.
Evita textos extensos en un misma diapositiva; utiliza un tipo de letra clara y fácil de leer así como fondos de pantalla sencillos. La combinación de mayúsculas con minúsculas es la más legible.
Presta especial atención a la redacción y ortografía porque los errores se magnifican cuando se proyectan. Un buen truco es pedirle a alguien más que lea la presentación a fin de detectar fallas.
Recurre a soportes visuales como gráficas, mapas, dibujos y fotografías que te sirven para explicar conceptos sin recurrir a un gran número de letras.
Prepara un guión e imprímelo. Las hojas o tarjetas sueltas deberán estar enumeradas, o mejor aún, perforadas y unidas con un arillo metálico.
Tip: 6 palabras en cada viñeta, 6 viñetas en cada diapositiva y no más de 6 diapositivas de texto seguidas son una buena práctica.
D u r a n t e
¿Has oído hablar del lenguaje corporal? Pues tómalo muy en cuenta. Si muestras seguridad y profesionalismo, la audiencia te verá con confianza y credibilidad. Tu rostro, voz, manos y cuerpo son más expresivos que cualquier cosa que haya en la pantalla.
Establece contacto visual con cada miembro del grupo en diferentes ocasiones de la presentación.
Habla con el público y no con la pantalla; evita leer las diapositivas, tus compañeros puedes leer sin ayuda.
Invita a la audiencia a participar; involúcrala preguntando algo y pidiendo que respondan sólo con levantar la mano.
Evita las frases estereotipadas o de cajón. Tu intención no es que suene a discurso.
Nunca, nunca, nunca te pases del tiempo asignado; es mejor que la gente te pida hablar más. Si alguien comienza a toser o a moverse constantemente, cambia el ritmo de la charla, capta otra vez su atención.
Cuando la habitación lo permita, mantén las luces encendidas en la parte trasera. Con esto facilitarás que la gente tome notas en caso necesario.
No esperes que alguien cambie las dispositivas por ti, a menos que te sea imposible. Esto toma tiempo, interrumpe la fluidez de la presentación y se ve pretencioso.
Siempre arma un “Plan B” porque no estás exento de que se vaya la luz, los dispositivos tecnológicos no funcionen, etcétera. Imprime varios juegos de la presentación para entregarlos en caso de ser necesario.
D e s p u é s
Al final, agrega un par de diapositivas en blanco, seguidas de una más que diga “Gracias” o que presente nuevamente el contenido de la diapositiva inicial.
Abre una sesión de preguntas y respuestas, pero tampoco la extiendas demasiado.
Antes de retirarte de la sala, recoge todo el material y déjala como la encontraste.
¿Has expuesto frente a tus compañeros de oficina? Cuéntanos tu experiencia.
Tu opinión es importante. Escríbenos a comunidadaviso@eluniversal.com.mx
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